29040_a_simpeg

Pada bulan Mei 2015, jumlah pegawai Pemerintah Kota Bogor terdata sebanyak 9.931 orang. Terdiri dari 9.105 Pegawai Negeri Sipil dan sisanya tenaga kerja kontrak dan tenaga honorer kategori 2. Mengelola pegawai sebanyak itu, terutama dalam pengurusan administrasinya, tentu bukan perkara gampang. Selain jumlahnya banyak, juga karena ada beragam urusan kepegawaian yang harus ditangani. Begitu juga banyak data dan dokumen pegawai yang harus didokumentasikan serta harus terus diperbaharui sesuai perjalanan waktu dan perjalanan karir pegawai. Di era digital sekarang pengelolaan data kepegawaian yang begitu banyak dan beragam bisa disederhanakan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Itulah yang sudah dilakukan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kota Bogor. Sejak tahun 2009 mereka mulai membuat Sistem Informasi dan Manajemen Pegawai (SIMPEG). Sistem ini merupakan sistem yang memudahkan pelayanan kepada pegawai, serta memberikan pelayanan informasi kepegawaian Pemerintah Kota Bogor kepada siapapun yang memerlukan. Menurut Kepala Sub Bidang Informasi dan Data Kepegawaian BKPP, Tosan, ada tiga jenis dokumen pegawai yang sudah diarsipkan secara digital dalam SIMPEG. Masing-masing, Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil, Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil dan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, “Dokumen SK PNS dan SK CPNS, 99% sudah diproses menjadi data digital dan SK Kenaikan Pangkat baru 91%,” paparnya. SIMPEG juga mengandung data pegawai, berdasarkan latar belakang pendidikannya, keahliannya, lembaga pendidikan maupun golongannya. Data pegawai tersebut terus di-up date sesuai perkembangan pegawai. Misalnya, “Kalau ada pegawai yang baru saja lulus pasca sarjana, kami harus meng-up date supaya sesuai dengan perkembangan mutakhir,” lanjutnya. Selain menyimpan data kepegawaian, SIMPEG dapat dimanfaatkan sebagai kanal komunikasi antara pegawai dengan BKPP. Sebab di dalamnya ada pelayanan kepegawaian berbasis web, serta SMS Gateway. “Melalui kedua kanal itu pegawai bisa bertanya atau berkonsultasi tentang kepegawaian kepada kami tanpa harus datang dan mencari-cari kami di BKPP,” kata Tosan. Melalui web itu pula pegawai bisa memperoleh informasi tentang Kenaikan Gaji Berkala, mengurus ijin belajar serta mengisi dan mengkonfirmasi SKP yang merupakan dokumen penilaian kinerja pegawai. Menurut Kepala Bidang Informasi Administrasi dan Kesejahteraan Pegawai BKPP, Euis , fitur SIMPEG Kota Bogor akan terus diperkaya. “Kami sedang menyiapkan fitur baru berupa absensi berbasis mobile, pengajuan cuti online dan pengisian jabatan struktural.” Absensi online dibuat untuk memudahkan pegawai mengisi absen melalui gadget yang mereka miliki, dan data absen pegawai bisa lebih akurat. “Karena dengan sistem ini pegawai tidak bisa titip absen kepada siapapun,” jelas Euis. Begitupun ketika pegawai hendak mengajukan cuti. Mereka tidak perlu mengisi formulir cuti yang diajukan kepada pimpinan serta BPKPP. Cukup membuka cuti online dan pengajuan cuti bisa dikirim ke BKPP, sebelum kemudian bisa diketahui disetujui atau tidaknya oleh pimpinan. Sistem ini dengan sendirinya akan membantu BKPP mengetahui secara akurat jatah cuti seorang pegawai yang sudah digunakan atau dan yang belum digunakan. Sedangkan pengisian jabatan struktural, merupakan sebuah sistem yang dapat dimanfaatkan Walikota atau Baperjakat pada saat mereka akan mengubah atau mengisi posisi dalam struktur pejabat untuk semua jenjang eselon jabatan. “Disitu tersedia data pegawai yang bisa dimanfaatkan untuk membantu pimpinan mempertimbangkan layak tidaknya seorang pegawai menduduki jabatan tertentu sesuai peraturan kepegawaian,” jelas Tosan. Juga tersedia data tentang jabatan apa saja yang masih lowong dan harus segera diisi. J a d i S I M – PEG berfungsi untuk mendukung pengelola kepegawaian dan khusus untuk kebutuhan internal. Sejauh ini data SIMPEG juga sudah dimanfaatkan untuk aplikasi lain seperti data statistik yang dapat diakses di Bogor Green Room serta data profil pegawai yang digunakan pada aplikasi E-Surat. Sedangkan untuk publikasi eksternal telah digunakan web BKPP yang bisa diakses melalui www.bkpp.kotabogor. go.id Kontennya secara otomatis juga tampil dalam twitter dengan akun @bkppkotabogor serta facebook bkppkotabogor. Kedepan Tosan berharap SIMPEG sudah bisa diperkuat dengan Certificate Authority (CA). Supaya setiap dokumen yang dibuat di dalam SIMPEG memiliki kekuatan hukum dan sah menurut hukum. “Dengan begitu dokumen apapun dalam SIMPEG tidak perlu lagi di-print dan ditandatangani pihak-pihak berwenang untuk menjadi dokumen yang sah, sebab dengan CA seluruh dokumen digital sudah dinyatakan sah menurut hukum,” paparnya. Itulah masanya ketika pengelolaan kepegawain sudah memasuki era paperless. Penyempurnaan SIMPEG Kota Bogor melalui pengayaan fitur-fiturnya terus dilakukan. Itulah langkah-langkah nyata yang diperlukan dalam mewujudkan e-government yang saat ini sudah bukan lagi sebuah kebutuhan, melainkan keharusan.

Baca Juga :  Perumda Tirta Satria Menimba Ilmu di Perumda Tirta Pakuan