BOGOR-TODAY.COM – Inovasi itu luar biasa. Namun inovasi di tengah minimnya anggaran pastinya sangat istimewa. Nah, ini sudah dilakukan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor. Dinas ini memudahkan masyarakat warga Kota Bogor mendapatkan informasi arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB), melalui aplikasi layanan arsip dinamis (Laras Manis). Seperti apa?
Dalam dunia kearsipan dikenal istilah arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak gunakan oleh organisasi atau pencipta arsip tetapi masih memiliki nilai sejarah untuk kepentingan bangsa dan negara.
Arsip dinamis pada dasarnya bersifat tertutup dan hanya untuk kepentingan dinas. Arsip dinamis dapat dinyatakan terbuka jika ada izin untuk mengakses arsip tersebut dari pencipta arsip.
Arsip dinamis merupakan salah satu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya karena merupakan rekaman informasi yang tercipta seiring dengan berjalannya kegiatan organisasi. Akses arsip dinamis banyak menjadi perdebatan apalagi pada era keterbukaan informasi publik.
Pada saat ini desakan publik untuk bisa mengakses berbagai informasi sangat besar. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak asasi bagi manusia, dan keterbukaan informasi merupakan salah satu ciri negara demokrasi yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaan negara yang baik. Hal itulah yang mendasari munculnya Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Nomor 14 Tahun 2008.
Keterbukaan Informasi Publik mendorong adanya transparansi di berbagai sektor, salah satunya hak akses masyarakat untuk mengetahui dokumen arsip dinamis instansi pemerintah. Salah satu contoh arsip dinamis adalah IMB yang diterbitkan Pemkot Bogor melalui Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTS) dan kecamatan.
Menurut Kepala Bidang Arsip Dinamis, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor, Ara Wiraswara pihaknya merasa perlu untuk melakukan inovasi layanan kepada warga untuk mendapatkan arsip IMB. Selama ini, banyak warga Kota Bogor maupun luar Kota Bogor yang memiliki asset berupa tanah dan bangunan di Kota Bogor ingin mendapatkan IMB asli dan memfotocopy-nya.
“Sebenarnya sebelum saya masuk ke dinas ini, kebutuhan masyarakat mendapatkan arsip IMB ini cukup tinggi, misalnya untuk agunan atau jaminan pinjaman ke Bank, atau jual beli asset harus ada berkas IMB asli atau legalisirnya,” kata Ara sapaannya.
Atas dasar kebutuhan masyarakat, pihaknya pun membuat inovasi layanan untuk memudahkan masyarakat mendapatkan arsip IMB ini melalui aplikasi layanan arsip dinamis (Laras Manis). Terlebih kebutuhan arsip IMB ini tak hanya datang dari warga Kota Bogor, tapi juga warga luar Bogor yang memiliki asset di Kota Bogor.
